Приказ Росархива от 11.03.1997 N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.07.1997 N 1344)
Зарегистрировано в Минюсте РФ 8 июля 1997 г. N 1344

ГОСУДАРСТВЕННАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

ПРИКАЗ
от 11 марта 1997 г. N 11

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА
ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах в целях создания механизма реализации статьи 19 приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
2. Принимая во внимание особую значимость организации государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в деле совершенствования управления Архивным фондом Российской Федерации, считать реализацию положений Регламента одной из приоритетных задач архивных учреждений.
3. При решении вопросов автоматизации государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации иметь в виду, что обобщенные показатели документов централизованного государственного учета, а также исходные показатели, необходимые для их получения в части, отражающей количество, состав архивных фондов и количество единиц хранения, в том числе имеющих страховые копии и копии фонда пользования, входят в число обязательных реквизитов учетных баз данных.
4. Управлению обеспечения сохранности и внедрения автоматизированных технологий (Киселев И.Н.) и Управлению комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства (Мещерина Т.А.) в целях нормативно - методического обеспечения работ по централизованному государственному учету организовать подготовку в 1997 - 1998 гг. инструктивно - методических материалов по составлению и ведению определенных Регламентом документов централизованного государственного учета, в том числе в автоматизированном режиме, с учетом специфики приема, хранения и учета документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях различных ведомственных и иных систем.
5. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на заместителей Руководителя Росархива Абрамова В.И. и Еремченко В.А.

Руководитель
В.П.КОЗЛОВ

Настоящий Регламент разработан в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. N 552 "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России" и Федеральным законом от 25 января 1995 года "Об информации, информатизации и защите информации".

1. Общие положения

1.1. Регламент устанавливает порядок государственного учета документов государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации с целью обеспечения государственного контроля за их сохранностью.
1.2. Государственному учету в составе Архивного фонда Российской Федерации подлежат архивные документы, отнесенные к постоянному хранению после экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой России в соответствии со ст. 5 Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.
1.3. Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, коллекциям, единицам хранения.
1.4. Основой учета документов Архивного фонда Российской Федерации является единая система регистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения.
1.5. В настоящем Регламенте:
под учетом архивных документов понимается установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;
под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета;
под единицей учета архивных документов понимается единица измерения количества документов в архиве;
под единицей хранения архивных документов понимается учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.
1.6. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации основывается на следующих принципах:
централизация, реализуемая на основе регламентированного Федеральной архивной службой России взаимодействия Федеральной архивной службы России, органов и учреждений ее системы, государственных музеев и библиотек, научных и научно - отраслевых архивов Российской академии наук, организаций - источников комплектования архивных учреждений, а также юридических и физических лиц - собственников документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации;
унификация, основанная на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними, единства состава, методик составления и ведения учетных документов;
динамичность, обеспечиваемая своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов;
полнота и достоверность государственного учета.
1.7. Для учета архивных документов в государственных, районных, городских архивах, государственных музеях и библиотеках, научных и научно - отраслевых архивах Российской академии наук, структурных подразделениях организаций, осуществляющих прием и хранение архивных документов в интересах пользователя, ведутся:
- книга учета поступлений документов;
- списки фондов;
- списки дел и документов или их разновидности;
- листы фондов или заменяющие их документы, а также другие учетные документы, на основании которых составляются документы централизованного государственного учета.
1.8. По мере перехода к автоматизированным архивным технологиям государственный учет архивных документов будет осуществляться на основе рекомендованных Федеральной архивной службой России автоматизированных учетных технологий при сохранении установленного Регламентом порядка работы.
1.9. Особому учету подлежат уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации.

2. Порядок централизованного государственного учета
документов государственной части Архивного фонда
Российской Федерации

2.1. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации - система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе субъекта Российской Федерации и федеральном масштабе, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.
2.2. Документами централизованного государственного учета являются:
2.2.1. Паспорт архива на 1 января ____ г. (Приложение 1 к Регламенту).
2.2.2. Карточка фонда (Приложение 2 к Регламенту).
2.2.3. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января ____ г. (Приложение 3 к Регламенту).
2.2.4. Паспорт архива организации на 1 декабря ____ г., хранящей управленческую документацию (Приложение 4 к Регламенту), кинофотофонодокументы (Приложение 4а к Регламенту), научно - техническую документацию (Приложение 4б к Регламенту).
2.2.5. Паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда на 1 декабря ____ года (Приложение 5 к Регламенту).
2.2.6. Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных, районных, городских архивов на 1 декабря ____ г. (Приложение 6 к Регламенту).
2.3. При осуществлении централизованного государственного учета архивных документов в автоматизированном режиме обобщенные показатели документов централизованного государственного учета в части, отражающей количество, состав архивных фондов и количество единиц хранения, в том числе имеющих страховые копии и копии фонда пользования, а также исходные показатели, необходимые для получения обобщенных показателей, входят в число обязательных реквизитов учетных баз данных.

2.4. Порядок государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных, районных и городских архивах, государственных музеях и библиотеках

2.4.1. Государственные архивы и их филиалы, районные и городские архивы, государственные музеи и библиотеки ежегодно составляют:
Паспорт архива на 1 января ____ г. (Приложение 1 к Регламенту),
Карточки фондов на поступившие в течение года фонды (Приложение 2 к Регламенту),
Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января ____ г. (Приложение 3 к Регламенту)
и представляют их в вышестоящий орган управления архивным делом в установленные сроки.
Федеральные государственные архивы и их филиалы представляют паспорта в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года (на 1 января 1998 г., на 1 января 2001 г., ...) вместе с годовым отчетом о работе, федеральные государственные музеи и библиотеки - также 1 раз в 3 года к 20 января следующего за отчетным года. Карточки фондов федеральных государственных архивов и их филиалов, федеральных государственных музеев и библиотек и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января ____ г. представляются ежегодно к 1 марта следующего за отчетным года.
Периодичность представления паспортов государственных архивов и их филиалов, районных и городских архивов, государственных музеев и библиотек субъекта Российской Федерации устанавливает орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации, но не реже, чем 1 раз в 3 года (на 1 января 1998 г., 1 января 2001 г., ...) вместе с годовым отчетом о работе. Карточки фондов и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января ____ г. представляются ежегодно не позднее 1 февраля следующего за отчетным года; при этом карточки фондов государственных архивов и их филиалов, государственных музеев и библиотек субъектов Российской Федерации представляются в 2-х экземплярах.
2.4.2. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации:
2.4.2.1. На основании представленных паспортов составляют суммарные (в рамках субъекта Российской Федерации) паспорта всех
государственных архивов и их филиалов;
районных и городских архивов;
государственных музеев и библиотек.
2.4.2.2. Направляют три указанных паспорта в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года вместе с годовым отчетом о работе.
2.4.2.3. Составляют сводный паспорт, включая в него также учетные сведения об объеме архивных документов, хранящихся в научных и научно - отраслевых архивах Российской академии наук, действующих на территории субъекта Российской Федерации (в соответствии с п. 2.5.5.1 Регламента).
2.4.2.4. На основе карточек фондов, представленных государственными архивами и их филиалами, районными и городскими архивами, государственными музеями и библиотеками, а также научными и научно - отраслевыми архивами Российской академии наук (в соответствии с п. 2.5.5.2 Регламента), организуют и ведут фондовые каталоги органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
2.4.2.5. Направляют один экземпляр карточек фондов, поступивших в течение года в государственные архивы и их филиалы, государственные музеи и библиотеки субъектов Российской Федерации и Сведения об изменениях в составе и объеме их фондов на 1 января ____ г., в Федеральную архивную службу России ежегодно к 1 марта следующего за отчетным года.
2.4.3. Федеральная архивная служба России:
2.4.3.1. На основании паспортов, представленных органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными государственными архивами, федеральными государственными музеями и библиотеками, составляет 1 раз в 3 года суммарные (в рамках Российской Федерации) паспорта всех
федеральных государственных архивов и их филиалов;
государственных архивов субъектов Российской Федерации и их филиалов;
районных и городских архивов;
федеральных государственных музеев и библиотек;
государственных музеев и библиотек субъектов Российской Федерации
и сводный паспорт, включая в него также учетные сведения об объеме архивных документов, хранящихся в Архиве Российской академии наук, научных и научно - отраслевых архивах Российской академии наук (в соответствии с п. 2.5.3.1 Регламента).
2.4.3.2. На основе карточек фондов, представленных органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными государственными архивами, федеральными государственными музеями и библиотеками, а также Архивом Российской академии наук (в соответствии с п. 2.5.3.2 Регламента), организует и ведет Центральный фондовый каталог Федеральной архивной службы России.

2.5. Порядок централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской академии наук

2.5.1. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской академии наук осуществляется в документах централизованного государственного учета, определенных п. п. 2.2.1 - 2.2.3 Регламента, составляемых в необходимом количество экземпляров.
2.5.2. Архив Российской академии наук на основании представляемых научными архивами региональных отделений Российской академии наук и их научных центров, региональных научных центров Российской академии наук, научно - отраслевыми архивами Российской академии наук документов централизованного государственного учета:
2.5.2.1. Составляет сводный паспорт научных и научно - отраслевых архивов Российской академии наук, а также паспорт Архива Российской академии наук 1 раз в 3 года (на 1 января 1998 г., 2001 г., ...).
2.5.2.2. Направляет сводный паспорт, а также паспорт Архива Российской академии наук в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года к 15 марта следующего за отчетным года.
2.5.2.3. Организует и ведет фондовый каталог Архива Российской академии наук.
2.5.2.4. Направляет один экземпляр карточек фондов, поступивших в течение года в научные и научно - отраслевые архивы Российской академии наук, Архив Российской академии наук, и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января ____ г. в Федеральную архивную службу России ежегодно к 1 марта.
2.5.2. Федеральная архивная служба России:
2.5.3.1. Включает учетные сведения из паспортов, полученных в централизованном порядке, в сводный паспорт, составляемый в соответствии с п. 2.4.3.1 Регламента.
2.5.3.2. Включает карточки фондов в Центральный фондовый каталог Федеральной архивной службы России.
2.5.4. Научные архивы региональных отделений Российской академии наук и их научных центров, региональных научных центров Российской академии наук, научно - отраслевых архивов Российской академии наук представляют также документы централизованного государственного учета в органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации, на территории которых они расположены, в порядке и в сроки, определенные п. 2.4.1 Регламента (по аналогии с государственными музеями и библиотеками).
2.5.5. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации:
2.5.5.1. Составляют сводный паспорт научных и научно - отраслевых архивов Российской академии наук, действующих на территории субъекта Российской Федерации.
2.5.5.2. Включают карточки фондов в фондовый каталог органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.
2.5.5.2. Не представляют документы централизованного государственного учета об объеме и составе архивных документов, хранящихся в научных и научно - отраслевых архивах Российской академии наук, в Федеральную архивную службу России ввиду централизованного их представления Архивом Российской академии наук в Федеральную архивную службу России.

2.6. Порядок централизованного государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в организациях

2.6.1. Организации - источники комплектования государственных, районных и городских архивов ежегодно к 30 декабря отчетного года составляют и представляют в соответствующие государственные архивы и их филиалы, районные и городские архивы паспорта архивов организаций на 1 декабря ____ г. (Приложения 4, 4а, 4б к Регламенту - в зависимости от состава документов, образующихся в деятельности этих организаций).
2.6.2. Государственные архивы и их филиалы, районные и городские архивы на основании представленных паспортов составляют Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных, районных и городских архивов на 1 декабря ____ г. (Приложение 6 к Регламенту) и представляют их в вышестоящий орган управления архивным делом.
Федеральные государственные архивы и их филиалы представляют Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования федеральных государственных архивов на 1 декабря ____ г. в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г., ...) вместе с годовым отчетом о работе.
Периодичность и сроки представления Сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации и их филиалов, районных и городских архивов на 1 декабря ____ г. государственными архивами субъектов Российской Федерации и их филиалами, районными и городскими архивами устанавливает орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации, но не реже, чем 1 раз в 3 года (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г., ...) вместе с годовым отчетом о работе.
2.6.3. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации на основании представленных Сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации и их филиалов, районных и городских архивов на 1 декабря ____ г. составляют Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных и городских архивов на 1 декабря ____ г. (Приложение 6 к Регламенту) и направляют их в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года вместе с годовым отчетом о работе.
2.6.4. Федеральная архивная служба России на основании Сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных архивов и их филиалов, районных и городских архивов на 1 декабря ____ г., представленных органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации и федеральными государственными архивами, составляет сводные Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных, районных и городских архивов Российской Федерации на 1 декабря ____ г. (Приложение 6 к Регламенту).

2.7. Порядок централизованного государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном и депозитарном хранении в отдельных федеральных органах исполнительной власти и подведомственных им организациях и воинских частях

2.7.1. Министерство иностранных дел Российской Федерации, Служба внешней разведки Российской Федерации централизованно составляют по своим системам учетные сведения по форме Приложения 4 к Регламенту (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г., ...) и представляют их в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года к 20 января следующего за отчетным года.
2.7.2. Организации, подведомственные Министерству обороны Российской Федерации, Федеральной пограничной службе Российской Федерации, Министерству внутренних дел Российской Федерации, Министерству Российской Федерации по атомной энергии, Федеральной службе безопасности Российской Федерации, Федеральному агентству правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации, составляют учетные сведения по формам Приложений 4, 4а, 4б к Регламенту (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г., ...) и представляют их в соответствующие федеральные органы исполнительной власти 1 раз в 3 года к 30 декабря отчетного года.
Сводные учетные сведения по каждой из указанных систем, включающие сведения по центральному аппарату по форме Приложения 6 к Регламенту, а также учетные сведения только по центральному аппарату по формам Приложений 4, 4а, 4б к Регламенту, федеральный орган исполнительной власти представляет соответственно в Федеральную архивную службу России и соответствующий федеральный государственный архив с определенной выше периодичностью к 20 января следующего за отчетным года.
Федеральные государственные архивы не включают указанные учетные сведения в форму Приложения 6 к Регламенту, составляемую в соответствии с п. 2.6.2 Регламента, ввиду централизованного представления названными федеральными органами исполнительной власти учетных сведений в Федеральную архивную службу России.
2.7.3. Организации систем Министерства внутренних дел Российской Федерации и Федеральной службы безопасности Российской Федерации представляют также учетные сведения по формам Приложений 4, 4а, 4б к Регламенту в органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации не включают данные из них в форму Приложения 6 к Регламенту, составляемую в соответствии с п. 2.6.3 Регламента, ввиду централизованного представления названными федеральными органами исполнительной власти учетных сведений в Федеральную архивную службу России.
2.7.4. Российский государственный фонд кинофильмов Государственного комитета Российской Федерации по кинематографии составляет учетные сведения по форме Приложения 4а к Регламенту (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г., ...) и представляет их в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года к 20 января следующего за отчетным года.
2.7.5. Организации, хранящие документы, отнесенные в установленном порядке к составу геологического фонда Министерства природных ресурсов Российской Федерации, Российского государственного фонда данных о состоянии окружающей природной среды Федеральной службы России, по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды, картографо - геодезического фонда Федеральной службы геодезии и картографии России составляют учетные сведения по форме Приложения 5 к Регламенту (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г.) и представляют их соответственно в государственное предприятие "Российский федеральный геологический фонд" Министерства природных ресурсов Российской Федерации, Центр гидрометеорологических данных Всероссийского научно - исследовательского института гидрометеорологической информации - мировой центр данных Федеральной службы России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды, Центральный картографо - геодезический фонд Федеральной службы геодезии и картографии России 1 раз в 3 года к 30 декабря отчетного года.
Сводные учетные сведения по каждому из названных отраслевых фондов по форме Приложения 5 к Регламенту указанные предприятие и организации представляют в Федеральную архивную службу России с определенной выше периодичностью к 20 января следующего за отчетным года.
2.7.6. Центры стандартизации, метрологии и сертификации Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации составляют учетные сведения по форме Приложения 5 к Регламенту и представляют их в Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации.
Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации сводные учетные сведения по форме Приложения 5 к Регламенту представляет в Федеральную архивную службу России. Периодичность и сроки представления аналогичны указанным в п. 2.7.5 Регламента.
2.7.7. Федеральная архивная служба России включает учетные сведения, полученные в централизованном порядке, в Приложение 6 к Регламенту, составляемое в соответствии с п. 2.6.4 Регламента.

2.8. Порядок государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации при приватизации государственного и муниципального имущества

2.8.1. Государственный учет документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации при приватизации государственного и муниципального имущества осуществляется в соответствии с Положением о порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества, утвержденным распоряжением Государственного комитета Российской Федерации по управлению государственным имуществом от 22 октября 1996 г. N 1131-р и Приказом Федеральной архивной службы России от 6 декабря 1996 г. N 54.
2.8.2. Представление документов централизованного государственного учета приватизированными организациями на документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в порядке, определенном п. 2.6 Регламента.

3. Порядок государственного учета документов
негосударственной части Архивного фонда
Российской Федерации

3.1. После отнесения документов к составу Архивного фонда Российской Федерации, осуществленного органами и учреждениями Федеральной архивной службы России совместно с собственниками этих документов на основании соглашения (договора), организуется их государственный учет.
3.2. Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации представляют учетные сведения о своих архивных документах по запросам органов и учреждений Федеральной архивной службы России в государственные, районные, городские архивы:
юридические лица - по форме Приложений 4, 4а, 4б к Регламенту в порядке, определенном п. 2.6.1 Регламента;
физические лица - по форме Приложения 2 к Регламенту.
3.3. Централизованный государственный учет документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляется:
для юридических лиц - в порядке, определенном п.п. 2.6.2 - 2.6.4 Регламента;
для физических лиц - в порядке, определенном п.п. 2.4.2.4, 2.4.2.5, 2.4.3.2 Регламента.
3.4. Архивные документы, вопрос об отнесении которых к Архивному фонду Российской Федерации не решен, не могут учитываться как документы Архивного фонда Российской Федерации. Собственники таких документов могут браться на учет как возможные источники комплектования государственного, районного, городского архива.
3.5. Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, переданные в собственность государства на постоянное хранение в государственные, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки, включаются в состав государственной части Архивного фонда Российской Федерации и учитываются в порядке, определенном п. 2.4 Регламента.
3.6. Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, переданные собственниками на временное и депозитарное хранение в государственные, районные и городские архивы, государственные музеи и библиотеки, учитываются отдельно от документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации в порядке, определенном п. 2.4 Регламента, по формам Приложений 1, 2, 3 к Регламенту.

О порядке заполнения паспорта архива см. Приказ Росархива от 17.11.1997 N 61.

Приложение 1
к Регламенту

___________________________________
 (наименование и адрес получателя)

Кем представляется ________________
                    (наименование
___________________________________
и адрес отчитывающейся организации)

    Паспорт ______________________________________________________
_______________________________________ архива на 1 января ____ г.
    (название архива)

1. Состав и объем архивных документов

   Показатели      	Код 
стр.	Кол-
во  
фон-
дов 	    Количество ед. хр.    	Кол-во 
ед.    
хр.,   
приня- 
тых на 
времен-
ное    
хранен.	
			все-
го  	      в том числе    		
				внесен-
ных в  
описи  	сек-
рет-
ных 
<*> 	учтенных
особо   
ценных  		
          А        	 Б  	 1  	  2 	   3   	 4  	    5   	   6   	
Документы на   бум.
основе. Всего:     	
 101							
в т.ч.:            
Управленческая     
документация       	

 102							
Документы   личного
происхождения      	
 103				
 X  			
НТД                	 104							
Документы        по
личному составу    	
 105					
    X   		
Кинодокументы      	 106							
Фотодокументы      	 107							
Фонодокументы      	 108							
Видеофонограммы    	 109							
МЧД                	 110							
Микроформы       на
правах подлинников 	
 111				
 X  			
Итого:             	 112							
--------------------------------
<*> Сведения гр. 4 представляются отдельно в установленном порядке.

Примечания:

  Показатели       	Код 
стр.	            Количество ед. учета       	
		 всего  	 в том числе внесенных в описи	
         А         	 Б  	   2    	                3             	
Кинодокументы      	106 			
Фонодокументы      	108 			
Видеофонограммы    	109 			
МЧД                	110 			
				
Микроформы       на
правах  подлинников
(кадров)           	

 111			
				
Документы  л/п,  не
внесенные  в  описи
(документов)       	

 103			

2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов

    Показатели     	Код 
стр.	Количество ед. хр.	Объем стр. фонда    	
		скопиро-
ванных  
для     
страх.  
фонда   	имеющих  
фонд     
пользо-  
вания    	кол-во
кадров
нега- 
тива  	кол-во ед.   
хр. страхово-
го фонда     	
        А          	 Б  	   1    	    2    	  3   	     4       	
Документы на   бум.
основе. Всего:     	
 201					
в т.ч.:            
Управленческая     
документация       	

 202					
Документы   личного
происхождения      	
 203					
НТД                	 204					
Документы        по
личному составу    	
 205	
    X   		
   X  	
       X     	
Кинодокументы      	 206			   X  		
Фотодокументы      	 207			   X  		
Фонодокументы      	 208			   X  		
Видеофонограммы    	 209			   X  		
МЧД                	 210			   X  		
Микроформы       на
правах подлинников 	
 211					
Итого:             	 212					

3. Состав и объем научно - справочного аппарата к архивным документам

3.1. Описи, каталоги, базы данных

   Показатели   	Код 
стр.	Кол-во    
описей    
(книг уче-
та и опи- 
сания)    	Закаталогизировано 	Создано баз
 данных о  
 составе и 
содержании 
документов 	
			кол-
во  
фон-
дов 	кол-
во  
ед. 
хр. 
ед. 
уч. 	кол-во   
состав-  
ленных   
карточек 		
		все-
го  	из   
них в
пол- 
ном  
ком- 
плек-
те   				кол-
во  
БД  	инф.  
объем 
(в    
МБайт)	
						все-
го  	из  
них 
вкл.
в   
ка- 
та- 
логи			
       А        	 Б  	 1  	  2  	 3  	 4  	 5  	 6  	 7  	  8   	
Документы на    
бум.     основе.
Всего:          	

 301									
в т.ч.:         
Управленческая  
документация    	

 302									
Документы       
личного         
происхождения   	

 303									
НТД             	 304									
Документы     по
личному составу 	
 305									
Кинодокументы   	 306									
Фотодокументы   	 307									
Фонодокументы   	 308									
Видеофонограммы 	 309									
МЧД             	 310									
Микроформы    на
правах          
подлинников     	

 311									
Итого:          	 312									

3.2. Справочно - информационные издания:

            Показатели                       	Код строки	 Кол-во	
                 А                           	    Б     	   1   	
Изданные справочники.                        
Всего:                                       	
    314   		
в т.ч.:                                      
Путеводители, краткие справочники по фондам  	
    315   		
Других типов                                 	    316   		
По административно - территориальному делению	    317   		
По истории учреждений                        	    318   		
--------------------------------
<*> Только для кинодокументов, фонодокументов, видеофонограмм, МЧД.

4. Состав и объем научно - справочной библиотеки

          Показатели           	  Код строки  	   Количество    	
                  А            	     Б        	        1        	
   Книги и брошюры             	    401       		
   Газеты                      	    402       		
   Журналы                     	    403       		
   Др. виды печатной продукции 	    404       		

5. Условия хранения документов

            Показатели                           	Код    
стр.   	Кол-во	
                  А                              	   Б   	   1  	
Зданий (помещения) архива. Всего:                	 501   		
в т.ч.: специальные                              	 502   		
приспособленные                                  	 503   		
Протяженность стеллажных полок (в пог. м.). Всего	 504   		
в т.ч. металлических                             	 505   		
деревянных                                       	 506   		
смешанных                                        	 507   		
Степень загруженности (в %)                      	 508   		
Оснащенность зданий сигнализацией (в %): охранная	 509   		
пожарная                                         	 510   		
Закартонировано ед. хр.                          	 511   		

    Руководитель _______________   _______________________________
                    (подпись)           (расшифровка подписи)

    "__" __________________ 19__ г.

__________________________________________________________________
                 (фамилия и телефон исполнителя)

Приложение 2
к Регламенту

КАРТОЧКА ФОНДА

Дата первого
поступления 
   фонда    	Дата получения
карточки фонда	Место хранения
    фонда     	       N фонда       	
			категория            	
			форма собственности  	
			срок хранения (только
для негосударственной
части АФ РФ)         	

Крайние даты каждого названия фонда	        Название фонда      	

		

		

		

		
									
 объем 
 фонда 
 на 1  
 января	годы                                   							
	кол-во ед. хр. / документов            							
	в т.ч. неописанных ед. хр. / документов							
	имеющих страховые копии ед. хр.        							

формат А5 (148 x 210)

Оборотная сторона Карточки фонда

Название описи,      
аннотация документов 	Нач.
годы	Кон.
годы	Название описи,       
аннотация документов  	Нач.
годы	Кон.
годы	

						

						

						

Прежний N фонда ____________

Примечание: __________________________________________________

Дата: ____________ Должность ___________ Подпись _____________

Приложение 3
к Регламенту

Название архива музея, библиотеки
_________________________________
_________________________________

СВЕДЕНИЯ
ОБ ИЗМЕНЕНИЯХ И СОСТАВЕ И ОБЪЕМЕ ФОНДОВ
НА 01.01.__

NN
пп	NN  
фон-
дов 	Ка-
те-
го-
рия	Наз-
ва- 
ние 
фон-
да  	Поступило	 Выбыло  	Общее кол-во   
ед. хр. в фонде
на 01.01.__ г. 	Имею-
щих  
стр. 
копии
ед.  
хр.  	Прим.
<*>  	
				назв.
опи- 
си,  
анно-
тация
док. 	го-
ды 	назв.
опи- 
си,  
анно-
тация
док. 	го-
ды 				
								внесен-
ных в  
описи  
ед. хр.	неопи- 
санных 
ед. хр.
/ док. 			
 1	 2  	 3 	  4 	  5  	 6 	  7  	 8 	   9   	  10   	 11  	  12 	
												
--------------------------------
<*> В примечании указывается форма собственности; срок хранения документов (только для негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации).

Итого: за _________ поступило ______ фондов, _________ ед. хр. / документов
выбыло ___________ фондов ___________ ед. хр. / документов
созданы страховые копии на ___________ ед. хр.
На 01.01. __ г. в архиве по списку фондов числятся с N ____ по N ____ номеров фондов,
в том числе: номеров, числящихся в наличии ____ фондов ____ ед. хр. / док.;
номеров фондов, переданных и объединенных (дела которых использовались и номер занимать нельзя) __________________________
утраченных ________________ фондов
свободных номеров _______________.

    Директор ______________________________
             (подпись, расшифровка подписи)

    00.00.00.

                                             Формат А3 (297 x 420)

Приложение 4
к Регламенту

Кому представляется _____________________
                    (наименование и адрес
_________________________________________
              получателя)
Кем представляется ______________________
                   (наименование и адрес
_________________________________________
     отчитывающейся организации)
_________________________________________
  (форма собственности отчитывающейся
          организации)

ПАСПОРТ
АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ УПРАВЛЕНЧЕСКУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ
НА 1 ДЕКАБРЯ 19__ ГОДА

1. Общие сведения

Код 
стр.	Кол-во
фондов	Площадь архивохранилища
(в кв. метрах)         	Загруженность архивохранили-
ща (в процентах)            	
 А  	  1   	           2           	               3            	
101 				

2. Сведения о документах

 Показатели 	Код 
стр.	           Количество единиц хранения         	
		все-
го  	крайние   
даты      	из них внесено 
в описи, утв.  
(согл.) ЭПК    
архв. учр.     	хранит- 
ся сверх
установ-
ленного 
срока   	обра-
зует-
ся в 
год  
дел  	
			на-  
чаль-
ная  	ко- 
неч-
ная 				
					все-
го  	крайние   
даты      			
						на-  
чаль-
ная  	ко- 
неч-
ная 			
       А    	 Б  	 1  	  2  	  3 	  4 	  5  	 6  	    7   	  8  	
Постоянного 
хранения    	201 									
По личному  
составу     	202 							    x   		

    3. Кадры          Условия хранения      документов     (нужное
                      подчеркнуть):
┌────┬──────────────┐
│Код │Кол-во штатных│ Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое,
│стр.│работников    │ темное
├────┼──────────────┤ Отопление: центральное, печное, отсутствует
│301 │              │ Стеллажи: металлические,         деревянные,
└────┴──────────────┘ комбинированные; нет
                      Шкафы: деревянные,            металлические;
                      отсутствуют
                      Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная:
                      есть, нет
                      Читальный зал: есть, нет
                      Температурно -      влажностный       режим:
                      соблюдается, не соблюдается

    "__" ______ 19__ г.

    Руководитель

   _______________________________
   (фамилия и телефон исполнителя)

Приложение 4а
к Регламенту

Кому представляется _____________________
                    (наименование и адрес
_________________________________________
             получателя)
Кем представляется ______________________
                   (наименование и адрес
_________________________________________
     отчитывающейся организации)
_________________________________________
  (форма собственности отчитывающейся
           организации)

ПАСПОРТ
АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ КИНОФОТОФОНОДОКУМЕНТЫ
НА 1 ДЕКАБРЯ 19__ ГОДА

1. Кинодокументы

  Показатели      	Код 
стр.	        Количество единиц хранения      	
		все-
го  	крайние   
даты      	из них внесено 
в описи, утв.  
(согл.) ЭПК    
архв. учр.     	хранит- 
ся сверх
установ-
ленного 
срока   	
			на-  
чаль-
ная  	ко- 
неч-
ная 			
					все-
го  	крайние   
даты      		
						на-  
чаль-
ная  	ко- 
неч-
ная 		
       А          	 Б  	 1  	  2  	  3 	  4 	  5  	 6  	    7   	
На 35-мм пленке   	101 								
На 16-мм пленке   	102 								

2. Фотодокументы

  Показатели      	Код 
стр.	        Количество единиц хранения      	
		все-
го  	крайние   
даты      	из них внесено 
в описи, утв.  
(согл.) ЭПК    
архв. учр.     	хранит- 
ся сверх
установ-
ленного 
срока   	
			на-  
чаль-
ная  	ко- 
неч-
ная 			
					все-
го  	крайние   
даты      		
						на-  
чаль-
ная  	ко- 
неч-
ная 		
       А          	 Б  	 1  	  2  	  3 	  4 	  5  	 6  	    7   	
Негативы  	черно -
белые  	201 								
	цветные	202 								
Позитивы  
на пленке,
диапозити-
вы (слай- 
ды)       	черно -
белые  	203 								
	цветные	204 								
Фотоотпе- 
чатки     		205 								
Фотоаль-  
бомы      	кол-во 
альбо- 
мов    	206 								
	кол-во 
снимков	207 								

Формат А3 (297 x 420)

3. Фонодокументы

  Показатели      	Код 
стр.	        Количество единиц хранения      	
		все-
го  	крайние   
даты      	из них внесено 
в описи, утв.  
(согл.) ЭПК    
архив. учр.    	хранит- 
ся сверх
установ-
ленного 
срока   	
			на-  
чаль-
ная  	ко- 
неч-
ная 			
					все-
го  	крайние   
даты      		
						на-  
чаль-
ная  	ко- 
неч-
ная 		
       А          	 Б  	 1  	  2  	  3 	  4 	  5  	 6  	    7   	
Магнитные записи  	301 								
Граммофонные      
записи            	302 								
Записи на других  
носителях         	
303 								

4. Видеозаписи

  Показатели      	Код 
стр.	        Количество единиц хранения      	
		все-
го  	крайние   
даты      	из них внесено 
в описи, утв.  
ЭПК            
архив. учр.    	хранит- 
ся сверх
установ-
ленного 
срока   	
			на-  
чаль-
ная  	ко- 
неч-
ная 			
					все-
го  	крайние   
даты      		
						на-  
чаль-
ная  	ко- 
неч-
ная 		
       А          	 Б  	 1  	  2  	  3 	  4 	  5  	 6  	    7   	
Видеозаписи       	 401								

    5. Кадры                      Условия хранения      документов
                                  (нужное подчеркнуть):
┌──────────┬────┬──────────────┐
│Виды      │Код │Кол-во штат-  │  Хранилище: есть,   нет;   сухое,
│архивов   │стр.│ных работников│  сырое; светлое, темное
├──────────┼────┼──────────────┤  Отопление: центральное,  печное,
│     А    │  Б │    1         │  отсутствует
├──────────┼────┼──────────────┤  Стеллажи:         металлические,
│фильмотеки│501 │              │  деревянные, комбинированные
├──────────┼────┼──────────────┤  Шкафы:               деревянные,
│фототеки  │502 │              │  металлические
├──────────┼────┼──────────────┤  Сигнализация: пожарная:    есть,
│фонотеки  │503 │              │  нет; охранная: есть, нет
├──────────┼────┼──────────────┤  Читальный зал: есть, нет
│видеотеки │504 │              │  Температурно -       влажностный
└──────────┴────┴──────────────┘  режим:      соблюдается,      не
                                  соблюдается

    "__" ______ 19__ г.           Руководитель

   _______________________________
   (фамилия и телефон исполнителя)

Приложение 4б
к Регламенту

Кому представляется _____________________
                    (наименование и адрес
_________________________________________
             получателя)
Кем представляется ______________________
                   (наименование и адрес
_________________________________________
     отчитывающейся организации)
_________________________________________
  (форма собственности отчитывающейся
           организации)

ПАСПОРТ
АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ
НАУЧНО - ТЕХНИЧЕСКУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ
НА 1 ДЕКАБРЯ 19__ ГОДА

1. Научно - техническая документация. Общие сведения

            Показатели          	Код 
стр.	Количество единиц хранения	
		всего  	  крайние даты    	
			начальная	конечная	
                 А              	 Б  	   1   	    2    	   3    	
   Научно - исследовательская   	 101				
   Конструкторская              	 102				
   Технологическая              	 103				
   Проектная                    	 104				
   Прочие виды                  	 105				
   Всего                        	 106				

2. Научно - техническая документация, отнесенная к составу Архивного фонда Российской Федерации

┌─────────────────┬────┬───────┬──────────┬──────────────────────┐
│  Показатели     │Код │Кол-во │Крайние   │Кол-во ед. хранения   │
│                 │стр.│проек- │даты      ├─────┬──────────┬─────┤
│                 │    │тов,   ├─────┬────┤вне- │крайние   │хра- │
│                 │    │проблем│на-  │ко- │сен. │даты      │нится│
│                 │    │(тем), │чаль-│неч-│в    ├─────┬────┤сверх│
│                 │    │утв.   │ная  │ная │опи- │На-  │Ко- │уста-│
│                 │    │ЭПК    │     │    │си   │чаль-│неч-│новл.│
│                 │    │арх.   │     │    │утв. │ная  │ная │срока│
│                 │    │учр.   │     │    │ЭПК  │     │    │     │
│                 │    │       │     │    │арх. │     │    │     │
│                 │    │       │     │    │учр.,│     │    │     │
│                 │    │       │     │    │все- │     │    │     │
│                 │    │       │     │    │го   │     │    │     │
├─────────────────┼────┼───────┼─────┼────┼─────┼─────┼────┼─────┤
│    А            │  Б │   1   │  2  │  3 │  4  │  5  │  6 │  7  │
├─────────────────┼────┼───────┼─────┼────┼─────┼─────┼────┼─────┤
│Научно -         │    │       │     │    │     │     │    │     │
│исследовательская│ 201│       │     │    │     │     │    │     │
├─────────────────┼────┼───────┼─────┼────┼─────┼─────┼────┼─────┤
│Конструкторская  │ 202│       │     │    │     │     │    │     │
├─────────────────┼────┼───────┼─────┼────┼─────┼─────┼────┼─────┤
│Технологическая  │ 203│       │     │    │     │     │    │     │
├─────────────────┼────┼───────┼─────┼────┼─────┼─────┼────┼─────┤
│Проектная        │ 204│       │     │    │     │     │    │     │
├─────────────────┼────┼───────┼─────┼────┼─────┼─────┼────┼─────┤
│Прочие виды      │ 205│       │     │    │     │     │    │     │
├─────────────────┼────┼───────┼─────┼────┼─────┼─────┼────┼─────┤
│Всего            │ 206│       │     │    │     │     │    │     │
└─────────────────┴────┴───────┴─────┴────┴─────┴─────┴────┴─────┘

Формат А3 (297 x 420)

3. Документы на машинных носителях информации. Базы данных (БД)

    Показатели    	Код 
стр.	Кол-во
баз   
данных	Объем  
запи-  
санной 
инф.   
(Мбайт)	Сведения о док. на машин- 
ных носителях             	
				кол- 
во   
ед.  
зр.  
(дМН)	объем за-
писанной 
инф.     
(Мбайт)  	крайние   
даты      	
						На-  
чаль-
ная  	Ко- 
неч-
ная 	
         А        	 Б  	  1   	   2   	  3  	    4    	  5  	 6  	
Документы на      
машинных носителях
информации        	301 							

4. Управленческая документация

  Показатели      	Код 
стр.	        Количество единиц хранения      	
		все-
го  	крайние   
даты      	из них внесено 
в описи, утв.  
(согл.) ЭПК    
архив. учр.    	хранит- 
ся сверх
установ-
ленного 
срока   	
			на-  
чаль-
ная  	ко- 
неч-
ная 			
					все-
го  	крайние   
даты      		
						на-  
чаль-
ная  	ко- 
неч-
ная 		
       А          	 Б  	 1  	  2  	  3 	  4 	  5  	 6  	    7   	
Постоянного       
хранения          	 401								
По личному составу	 402								

    5. Кадры                      Условия хранения      документов
                                  (нужное подчеркнуть):
┌──────────┬────┬──────────────┐
│Виды      │Код │Кол-во штат-  │  Хранилище: есть,   нет;   сухое,
│архивов   │стр.│ных работников│  сырое; светлое, темное
├──────────┼────┼──────────────┤  Отопление: центральное,  печное,
│     А    │  Б │    1         │  отсутствует
├──────────┼────┼──────────────┤  Стеллажи:         металлические,
│Научно -  │501 │              │  деревянные, комбинированные
│техн. до- │    │              │  Шкафы:               деревянные,
│кументации│    │              │  металлические
├──────────┼────┼──────────────┤  Сигнализация: пожарная:    есть,
│Управлен- │502 │              │  нет; охранная: есть, нет
│ческая до-│    │              │  Читальный зал: есть, нет
│кументация│    │              │  Температурно -       влажностный
└──────────┴────┴──────────────┘  режим:      соблюдается,      не
                                  соблюдается

    "__" ______ 19__ г.           Руководитель

   _______________________________
   (фамилия и телефон исполнителя)

Приложение 5
к Регламенту

Кому представляется _____________________
                    (наименование и адрес
_________________________________________
             получателя)
Кем представляется ______________________
                   (наименование и адрес
_________________________________________
     отчитывающейся организации)
_________________________________________
  (форма собственности отчитывающейся
           организации)

ПАСПОРТ
ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ ДОКУМЕНТЫ ОТРАСЛЕВОГО ФОНДА
НА 1 ДЕКАБРЯ 19 __ ГОДА

1. Сведения о хранилищах

Код  
стр. 	Кол-во хранилищ	Площадь хранилищ	Степень загруженности (%)	
 А   	       1       	       2        	       3                 	
 101 				

2. Сведения о документах

 Показатели	Код 
стр.	Кол-во 
ед. хр.	Крайние даты  	Кол-во   
баз      
данных   	Объем записан-
ной информации
(Мбайт)       	
			началь-
ная    	конеч-
ная   			
       А   	 Б  	   1   	   2   	  3   	    4    	      5       	
Научно -   
техн.      
документа- 
ция        	 201				    -    	       -      	
Фотодоку-  
менты <*>  	 202				    -    	       -      	
Документы  
на машин-  
ных носи-  
телях      	 203						
Др. до-    
кументы    	 204				    -    	       -      	
--------------------------------
<*> В строке 202 указывается количество подлинников (негативов и позитивов при отсутствии негативов) без учета копий и отпечатанных позитивов.

    3. Кадры          Условия хранения      документов     (нужное
                      подчеркнуть)
┌────┬──────────────┐
│Код │Кол-во штатных│ Хранилище: сухое,  сырое,  светлое,  темное,
│стр.│работников    │ специально построенное, приспособленное, нет
├────┼──────────────┤ Отопление: центральное, печное,  отсутствует
│ А  │      1       │ Стеллажи:  металлические,         деревянные
├────┼──────────────┤ комбинированные
│301 │              │ Сигнализация: пожарная: есть, нет;
└────┴──────────────┘ охранная: есть, нет
                      Читальный зал: есть, нет
                      Температурно -      влажностный       режим:
                      соблюдается, не соблюдается

              Руководитель             _______________ Расшифровка
              организации, предприятия    (подпись)     подписи

    "__" ______ 19__ г.

    _____________________________
     (фамилия и.о. исполнителя)

                                             Формат А3 (297 x 420)

Приложение 6
к Регламенту

Кому представляется _____________________
                    (наименование и адрес
_________________________________________
             получателя)
Кем представляется ______________________
                   (наименование и адрес
_________________________________________
     отчитывающейся организации)
_________________________________________

СВЕДЕНИЯ
О СОСТОЯНИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИЯХ -
ИСТОЧНИКАХ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ,
РАЙОННЫХ, ГОРОДСКИХ АРХИВОВ
НА 1 ДЕКАБРЯ 19__ ГОДА

1. Сведения об организациях, передающих в государственные, районные, городские архивы управленческую документацию

 Показатели   	Код 
стр.	Все-
го  	               Из них имеют            	
			согласо-  
ванные с  
архивными 
учрежд.   	поме- 
щения 
для   
хра-  
нения 
доку- 
ментов	штат-
ных  
ра-  
бот- 
ников	полностью под- 
готовили доку- 
менты к переда-
че на пост.    
хранение (ут-  
вердили описи  
на ЭПК арх.    
учреждения)    	
			но- 
мен-
кла-
туры
дел 	инст-
рук- 
ции  
по   
дело-
про- 
из-  
вод- 
ству 				
      А       	 Б  	 1  	 2  	 3   	  4   	  5  	      6        	
Общее         
количество    
организаций   	

 101							
Количество    
негосудар-    
ственных      
организаций   	

 102							
Количество    
организаций   
профиля       
комплектования
госархивов    
(всего)       	

 103							
Количество    
негосударст-  
венных        
организаций   
профиля       
комплектования
госархивов    	

 104							
Количество    
организации   
профиля       
комплектования
районных,     
городских     
архивов       
(всего)       	

 105							
Количество    
негосудар-    
ственных      
организаций   
профиля       
комплектования
районных,     
городских     
архивов       	

 106							
Количество    
объединенных  
ведомственных 
архивов       	

 107		

  X 	

   X 			

      X        	
Количество    
архивов     по
личному       
составу    при
администрациях	

 108		

  X 	

   X 			

      X        	

Примечание. 1. Сведения строк 107, 207 не включаются в сведения строк 101 - 106, 201 - 206.
2. В сведения строк 108, 208 не включаются сведения об архивах документов по личному составу при администрациях, вошедших в систему ГАС.

Формат А3 (297 x 420)

2. Сведения об управленческой документации

Показа-
тели   	Код 
стр.	     Док-ты постоянного хранения     	Док-ты по 
личному   
составу   	Об-  
ра-  
зу-  
ется 
в    
год  
дел  
пост.
хр.  	
		все-
го  
ед. 
хр. 	крайние   
даты      	из  
них 
вне-
сены
в   
опи-
си, 
утв.
ЭПК 
арх.
учр.	крайние   
даты      	хра- 
нится
сверх
уста-
нов- 
лен- 
ного 
срока			
							все-
го  
ед. 
хр. 	из   
них  
вне- 
сены 
в    
опи- 
си,  
согл.
ЭПК  		
			на-  
чаль-
ная  	ко- 
неч-
ная 		на-  
чаль-
ная  	ко- 
неч-
ная 					
  А    	 Б  	 1  	  2  	 3  	  4 	  5  	  6 	  7  	  8 	  9  	 10  	
Во всех
органи-
зациях 	

 201											
В него-
сударс-
твенных
органи-
зациях 	

 202											
В орга-
низаци-
ях про-
филя   
комп-  
лекто- 
вания  
госар- 
хивов  
(всего)	

 203											
В него-
сударс-
твенных
органи-
зациях 
профиля
комп-  
лекто- 
вания  
госар- 
хивов  	

 204											
В орга-
низаци-
ях про-
филя   
комп-  
лекто- 
вания  
район- 
ных,   
город- 
ских   
архивов
(всего)	

 205											
В него-
сударс-
твенных
органи-
зациях 
профиля
комп-  
лекто- 
вания  
район- 
ных,   
город- 
ских   
архивов	

 206											
В объ- 
единен-
ных ве-
домс-  
твенных
архивах	

 207											
В архи-
вах до-
кумен- 
тов по 
личному
составу
при ад-
минист-
рациях 	

 208	

  X 	

  X  	

 X  	

 X  	

 X   	

 X  	

  X  			

  X  	

3. Сведения об организациях - источниках комплектования государственных, районных, городских архивов научно - технической документацией

┌───────┬────┬────────────────┬─────────────────────────────────────┐
│Показа-│Код │  Количество    │Кол-во ед. хр. (томов, папок) <*>    │
│тели   │стр.│  организаций   ├────┬──────────┬────┬──────────┬─────┤
│       │    ├────┬─────┬─────┤все-│крайние   │из  │крайние   │хра- │
│       │    │все-│имею-│имею-│го  │даты      │них │даты      │нится│
│       │    │го  │щих  │щих  │ед. ├─────┬────┤вне-├─────┬────┤сверх│
│       │    │    │поме-│штат.│хр. │на-  │ко- │сено│на-  │ко- │уста-│
│       │    │    │щения│ра-  │    │чаль-│неч-├в   │чаль-│неч-│нов- │
│       │    │    │для  │бот. │    │ная  │ная │опи-│ная  │ная │лен- │
│       │    │    │хран.│арх. │    │     │    │си, │     │    │ного │
│       │    │    │док. │     │    │     │    │утв.│     │    │срока│
│       │    │    │     │     │    │     │    │ЭПК │     │    │     │
│       │    │    │     │     │    │     │    │арх.│     │    │     │
│       │    │    │     │     │    │     │    │учр.│     │    │     │
├───────┼────┼────┼─────┼─────┼────┼─────┼────┼────┼─────┼────┼─────┤
│   А   │  Б │  1 │  2  │  3  │  4 │  5  │ 6  │  7 │  8  │  9 │  10 │
├───────┼────┼────┼─────┼─────┼────┼─────┼────┼────┼─────┼────┼─────┤
│Органи-│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│зации  │ 301│    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
├───────┼────┼────┼─────┼─────┼────┼─────┼────┼────┼─────┼────┼─────┤
│В том  │    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│числе  │    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│негосу-│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│дар-   │    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│ствен- │    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│ные ор-│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│ганиза-│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│ции    │ 302│    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
└───────┴────┴────┴─────┴─────┴────┴─────┴────┴────┴─────┴────┴─────┘
--------------------------------
<*> Объем листов чертежей, не помещенных в папки, дается в условных папках из расчета: 50 листов формата А4 = 1 папке.

4. Сведения о кинофотофонодокументах

┌───────┬────┬────────────────┬─────────────────────────────────────┐
│Виды   │Код │Кол-во орг.,    │Кол-вод ед. хр.                      │
│органи-│стр.│состоящих на    ├────┬──────────┬───────────────┬─────┤
│заций  │    │учете арх. учр. │все-│крайние   │из них внесено │хра- │
│       │    ├────┬───────────┤го  │даты      │в описи, утв.  │нится│
│       │    │все-│  из них   │    ├─────┬────┤ЭПК арх. учр.  │сверх│
│       │    │го  │  имеют    │    │на-  │ко- ├────┬──────────┤уста-│
│       │    │    ├─────┬─────┤    │чаль-│неч-│все-│крайние   │нов- │
│       │    │    │поме-│штат.│    │ная  │ная │го  │даты      │лен- │
│       │    │    │щения│ра-  │    │     │    │    ├─────┬────┤ного │
│       │    │    │для  │бот. │    │     │    │    │на-  │ко- │срока│
│       │    │    │хран.│     │    │     │    │    │чаль-│неч-│     │
│       │    │    │док. │     │    │     │    │    │ная  │ная │     │
├───────┼────┼────┼─────┼─────┼────┼─────┼────┼────┼─────┼────┼─────┤
│   А   │  Б │ 1  │  2  │  3  │ 4  │  5  │ 6  │ 7  │  8  │ 9  │ 10  │
├───────┼────┼────┼─────┼─────┼────┼─────┼────┼────┼─────┼────┼─────┤
│Органи-│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│зации, │    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│храня- │    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│щие ки-│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│нодоку-│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│менты  │    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│(всего)│ 401│    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
├───────┼────┼────┼─────┼─────┼────┼─────┼────┼────┼─────┼────┼─────┤
│Негосу-│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│дарс-  │    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│твенные│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│органи-│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│зации, │    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│храня- │    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│щие ки-│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│нодоку-│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│менты  │ 402│    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
├───────┼────┼────┼─────┼─────┼────┼─────┼────┼────┼─────┼────┼─────┤
│Органи-│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│зации, │    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│храня- │    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│щие фо-│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│тодоку-│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│менты  │    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│(всего)│ 403│    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
├───────┼────┼────┼─────┼─────┼────┼─────┼────┼────┼─────┼────┼─────┤
│Негосу-│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│дарс-  │    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│твенные│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│органи-│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│зации, │    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│храня- │    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│щие фо-│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│тодоку-│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│менты  │ 404│    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
├───────┼────┼────┼─────┼─────┼────┼─────┼────┼────┼─────┼────┼─────┤
│Органи-│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│зации, │    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│храня- │    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│щие фо-│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│нодоку-│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│менты  │    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│(всего)│ 405│    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
├───────┼────┼────┼─────┼─────┼────┼─────┼────┼────┼─────┼────┼─────┤
│Негосу-│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│дарс-  │    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│твенные│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│органи-│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│зации, │    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│храня- │    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│щие фо-│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│нодоку-│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│менты  │ 406│    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
├───────┼────┼────┼─────┼─────┼────┼─────┼────┼────┼─────┼────┼─────┤
│Органи-│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│зации, │    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│храня- │    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│щие ви-│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│деоза- │    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│писи   │    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│(всего)│ 407│    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
├───────┼────┼────┼─────┼─────┼────┼─────┼────┼────┼─────┼────┼─────┤
│Негосу-│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│дарс-  │    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│твенные│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│органи-│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│зации, │    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│храня- │    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│щие ви-│    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│деоза- │    │    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
│писи   │ 408│    │     │     │    │     │    │    │     │    │     │
└───────┴────┴────┴─────┴─────┴────┴─────┴────┴────┴─────┴────┴─────┘

5. Сведения об организациях, хранящих документы отраслевых фондов <*>

--------------------------------
<*> Заполняется только Росархивом.

Код 
стр.	Количество организаций 	
	все-
го  	из них имеют      	
		помещения 
для хр.   
документов	штатных
работ- 
ников  	
 А  	 1  	     2    	   3   	
501 				

  Показатели    	Код 
стр.	        Кол-во  ед. хр.        	 Крайние  
   даты   	
		все-
го  	крайние   
даты      	из них внесено 
в описи, книги 
учета и описа- 
ния            		
					на-  
чаль-
ная  	ко- 
неч-
ная 	
			на-  
чаль-
ная  	ко- 
неч-
ная 				
      А         	 Б  	 1  	  2  	 3  	       4       	  5  	 6  	
Научно -        
техническая     
документация    	

502 							
Кинодокументы   	503 							
Фотодокументы   	504 							
Фонодокументы   	505 							
Видеозаписи     	506 							
Документы на    
машинных        
носителях       	

507 							

    "__" ______ 19__ г.           Руководитель

    _______________________________
    (фамилия и телефон исполнителя)